(趣旨)

第1条　この規程は、松島町の町長の事務部局における文書の管理に関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第1条の2　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、文書事務を総括し、文書が適正かつ迅速に処理されるように常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(文書取扱いの責任者)

第4条　文書取扱いの責任者は、班長若しくは出先機関の所長又は課長等の指定する職員(以下「班長等」という。)とする。

(班長等の職務)

第5条　班長等は、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(文書関係帳簿)

第6条　総務課総務管理班(以下「総務管理班」という。)には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、次のとおりとする。

(施行文書の記号及び番号)

第8条　施行する文書(前条第2号イ及び第5号に掲げるものを除く。)には、記号と番号を付けなければならない。

(文書の書式)

第9条　文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)の書式は、別表第2に定めるところによるものとする。

(文書の収受及び配布)

第10条　町(本庁)に到達した文書は、次の各号に定めるところにより総務管理班において収受し、配布しなければならない。

(料金未払等郵便物の収受)

第11条　送達された文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、当該文書を主管する課等において料金を支払った後、総務管理班で収受するものとする。

(誤配文書の回送)

第12条　班長等は、第10条の規定により配布された文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直ちに総務管理班に回送しなければならない。

(未経由文書の回送)

第13条　班長等は、総務管理班を経由しないで文書(次条に定める文書を除く。)を受けとったときは、速やかに、総務管理班に回送して所定の手続きを求めなければならない。

(文書収受の特例)

第14条　定例かつ軽易な文書又は窓口事務を所掌する部所において即時処理又は大量に収受するものについては、直接当該課又は出先機関において収受することができる。この場合の文書収受の手続きは、課長等が定めるものとする。

(勤務時間外に到達した文書の収受等)

第15条　勤務時間外に到達した文書の収受等については、宿日直規程(昭和54年松島町規程第5号)の定めるところによる。

(文書の処理方針)

第16条　班長等は、配布された文書を閲覧し、自ら処理する文書を除き所属の職員に配布し、速やかに、処理させなければならない。

(供覧)

第17条　配布された文書のうち重要収受文書については、回議用紙(様式第11号)を用いて、町長及び副町長の供覧を経て処理しなければならない。

(文書の起案)

第18条　文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、回議用紙を用いなければならない。

(文書の処理期限)

第19条　班長等は、処理期限のある文書については、当該期限内に処理するよう努めなければならない。

(起案の要領)

第20条　起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議書の作成要領)

第21条　回議書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(決裁)

第22条　決裁は、文書(回議書)により行うことを原則とし、松島町事務決裁規程の定めるところにより決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(文書の審査等)

第23条　回議書は、班長等の審査を受けなければならない。

(決裁済等の表示)

第24条　決裁が終了した回議書(以下「原議」という。)には、班長等が決裁年月日を記入するものとする。

(施行文書の処理)

第25条　施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほか、速やかに、施行しなければならない。

(文書の施行者名)

第26条　文書の施行者名は、町長名とする。ただし、法令等に別段の定めがあるとき又は軽易な文書については、役場名で施行することができる。

(文書の日付)

第27条　施行する文書の日付は、発送の日又は告示令達する日としなければならない。

(文書施行の登録)

第28条　施行を要する原議は、告示(令達)簿、指令簿又は文書発送簿に登録し、原議に番号を付さなければならない。

(浄書及び校合)

第29条　施行する文書は、起案者が浄書し、班長等が校合するものとする。

(公印等の押印)

第30条　施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第30条の2　施行する総合行政ネットワーク文書については、総合行政ネットワーク文書の送信の際、総務管理班において、当該総合行政ネットワーク文書情報に電子署名を行うものとする。ただし、総合行政ネットワーク文書が前条第1項第1号に掲げるものに該当する場合にあっては、この限りでない。

(文書の発送)

第31条　施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この項において同じ。)は、主務班において発送するものとし、これに係る郵便局への送付については、総務管理班において行うものとする。ただし、宮城県庁に発送する文書については、総務管理班において一括発送するものとする。

(発送済の表示)

第32条　発送済の原議には、班長等が発送年月日を記入するものとする。

(未処理文書の調査)

第33条　班長等は、処理期限のある文書について、その処理状況を調査し、未処理のものがある場合には、担当者に指示し、処理の促進を図らなければならない。

(文書の整理)

第34条　班長等は、未処理文書、未完結文書又は完結文書に区分してその所在位置・所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の持ち出し等の禁止)

第35条　文書は、班長等の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第36条　完結文書は、班長等が、次の各号に掲げるところにより、別に定める文書分類基準に従い、編集及び製本しなければならない。

(文書の保存年限の種別)

第37条　法令等に特段の定めのある場合を除き、文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。

(保存年限の種別の標準)

第38条　前条第1項に規定する種別の標準は、次のとおりとし、文書保存年限細目は、総務課長が別に定める。

(完結文書の保管及び保存)

第39条　完結文書は、その完結した日の属する年度の翌年度の最初の日から起算して、1年間主務班において保管する。ただし、暦年によるものは、その完結する日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(文書の引継)

第40条　班長は、3年以上保存すべき文書の引継ぎを行おうとするときは、保管期間終了後速やかに、文書引継書(様式第15号)に文書件名目録その他必要な書類を添付して、総務管理班長に引継がなければならない。ただし、班長が常時使用する必要があると認める完結文書(以下「常用文書」という。)については、必要な期間保存することができる。

(文書の閲覧及び借覧)

第41条　総務管理班において保存している文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、文書閲覧・借覧書(様式第16号)を総務管理班に提出しなければならない。

(文書の廃棄)

第42条　総務管理班長は、保存年限を経過した文書については、主務班長と協議し、これを廃棄しなければならない。

(歴史的・文化的価値のある文書の保存)

第43条　総務管理班長は、前条第1項の規定により廃棄しようとする文書で、歴史的・文化的価値を有すると認めるものについては、これを保存することができる。