○松島町議会議長等と議会議員との電子メール及びファクシミリを利用した公文書等の送受信に関する規程
令和2年7月3日
議会訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、松島町議会議長、副議長、各常任委員会委員長、議会運営委員会委員長、特別委員会委員長又は議会事務局(以下「議長等」という。)と松島町議会議員(以下「議員」という。)との間で、電子メール又はファクシミリ(以下「電子メール等」という。)を利用して、公文書等の送受信を行うことにより事務の効率化を図ることを目的とする。
(対象議員)
第2条 議長等が電子メール等を利用して公文書等の送受信を行うことができる議員は、電子メール等を送受信できる電子機器類(パーソナルコンピュータ又はファクシミリをいう。以下「電子機器類」という。)を所有する議員とする。
(対象公文書等)
第3条 議長等が電子メール等を利用して送信する公文書等は、次に掲げるものとする。
(1) 委員会又は全員協議会の開催通知その他簡易な通知等を行うための文書
(2) 緊急を要する場合の連絡事項を記載した文書
(3) 秘密の取扱いを要しない文書
(4) その他前3号に掲げる文書に準じる文書として議長等が認めたもの
2 議員が電子メール等を利用して議長等に送信する公文書等は、次に掲げるものとする。
(1) 本会議又は委員会の欠席届又は遅刻届
(2) 一般質問通告書
(3) 条例、意見書、決議等の案
(4) まつしま議会だよりの原稿
(5) 各種調査の依頼を行うための文書
(6) その他前各号に掲げる文書に準ずる文書で簡易な連絡又は通知を行うためのもの
(公印の省略)
第4条 議長等は、前条第1項に規定する公文書等については、松島町議会公印規程(平成11年松島町議会訓令第1号)に規定する公印を省略することができる。
(到達文書)
第5条 第3条の規定により電子メール等により送信され、出力された印刷物は、公文書等として発送され、到達したものとみなす。
(費用負担)
第6条 受信に用いる電子機器類及び前条の規定により出力するために要する一切の費用は、受信者の負担とする。
(送信の確認等)
第7条 議長等が電子メール等により公文書等を送信する場合は、次に掲げる方法によるものとする。
(1) 議員の指定した番号等に送信するものとする。
(2) 電子メールにより送信した場合は、受信者に発信の旨を電子メールより通知する。この場合において、受信者は、開封の通知を返信するものとする。
(3) ファクシミリにより送信した場合は、通信記録等により送信の確認を行うものとする。
(公文書等の規格)
第8条 公文書等の規格は、原則として日本産業規格A4判とする。
(守秘義務)
第9条 電子メール等により公文書等を送受信した場合は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(2) 第7条第1号の規定により指定する番号等は、本人が公表する場合を除き、個人情報の保護の対象とし、一切公表しないこと。
附則
この訓令は、令和2年7月3日から施行する。
附則(令和5年4月1日議会訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。