○松島町教育委員会文書規程
平成12年12月27日
教育委員会訓令第6号
〔注〕平成17年3月から改正経過を注記した。
松島町教育委員会文書管理規程(平成12年松島町教育委員会訓令第2号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、松島町教育委員会の事務局(以下「事務局」という。)及び学校、その他の教育機関並びに地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条第1項に規定する公の施設のうち教育委員会の所管に属する施設を管理する機関(以下「教育機関等」という。)における文書の管理に関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(全部改正〔平成26年教委訓令6号〕)
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。
(教育課長の職務)
第3条 教育課長は、文書事務を総括し、文書が適正かつ迅速に処理されるように常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(文書取扱いの責任者)
第4条 文書取扱いの責任者は、班長又は教育機関等の長若しくは教育課長の指定する職員(以下「班長等」という。)とする。
2 班長等は、所管する文書の整理及び管理が適正に行われているかを常に明らかにしておかねばならない。
(全部改正〔平成21年教委訓令1号〕、一部改正〔平成26年教委訓令6号〕)
(班長等の職務)
第5条 班長等は、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(2) 文書の受領及び発送に関すること。
(3) 施行文書の審査に関すること。
(4) 文書の整理、編纂及び保存に関すること。
(5) 公文書の開示に関すること。
(6) 例規の整備に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。
(一部改正〔平成21年教委訓令1号〕)
(文書関係帳簿)
第6条 学校教育班には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。
(1) 文書収受簿兼文書配布票(様式第1号)
(2) 親展収受簿(様式第2号)
(3) 電報収発簿(様式第3号)
(4) 書留・金券収受処理簿(様式第4号)
(5) 告示(令達)簿(様式第5号)
(6) 文書庫保存簿(様式第6号)
2 各班及び教育機関等には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。
(1) 文書発送簿(様式第7号)
(2) 文書管理目録(様式第8号)
(3) 文書件名目録(様式第9号)
(4) 指令簿
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・26年6号〕)
(文書の種類)
第7条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定により制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 法令に告示する旨の規定がある場合及び法令に告示する旨の規定はないが、法令又は権限に基づいて処分又は決定した事項等を広く一般に知らせる場合に用いるもの
イ 公告 法令に公告する旨の規定がある場合及び法令に公告する旨の規定はないが、ある一定の事実を広く一般に知らせる場合に用いるもの
(3) 令達文
ア 訓令 教育長が所属の機関又は職員に対してその職務を指揮するために命令するもの
イ 達 特定の個人又は団体に対して行政処分を表すもの
ウ 指令 申請又は願等に対して許可、認可等の行政処分を行う場合及び補助金の交付の場合に発するもの
(4) 往復文
通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等
(5) その他
契約書、要綱、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・27年1号〕)
2 施行する文書の記号は、別表のとおりとする。
3 施行する文書の番号は、第28条の規定により原議に付された番号とする。
4 前項の規定にかかわらず学校教育班長の承認を受けて、新たな記号・番号・枝番号を用いることができる。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(文書の書式)
第9条 文書の書式は、町長の事務部局の例による。
(事務局に到達した文書の扱い)
第10条 事務局に到達した文書(ファクシミリ等により送達された文書を含む。)は、教育機関等に直接到達した文書を除き、次の各号に定めるところにより学校教育班で収受し、当該文書に係る事案を担当する班又は教育機関等(以下「主管班」という。)に配布する。
(2) 親展文書及び書留文書は、封をしたまま封皮に収受印を押し、親展収受簿又は書留・金券収受処理簿により受領印を徴して主管班の長又は名あて人に配布すること。
(3) 電報は、親展扱いのものにあっては封をしたまま封皮に、その他のものにあっては開封して電文の余白に収受印を押し、電報収発簿により受領印を徴して主管班の長に配布すること。
(4) 差押書、不服申立書その他収受の日時が権利の損失に関係がある文書は、第1号の例により処理するほか、収受印の下に収受時刻を朱書して取扱者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添えて主管班の長に配布すること。
(5) 通貨又は有価証券が添付してある文書は、その余白に通貨等が添付してある旨を付記して第1号の例により処理するとともに、通貨又は有価証券は、書留・金券収受処理簿により受領印を徴して主管班の長に配布すること。
(6) 小包は、封皮に収受印を押し、主管班の班長等に配布すること。
2 2以上の主管班に関連ある文書は、その関係の最も深い主管班に配布する。
3 主管が明らかでない文書は、当該文書の主管班について教育長の決定を受け当該主管班に配布する。
4 教育機関等あての文書の収受については、第1項の規定の例により処理するものとする。
5 機密かつ緊急を要する文書は、教育課長の指示を受けて、通常の手段によらず適宜処理することができる。ただし、事後において第21条第3号に規定する回議書を作成し決裁責任者の決裁を受けなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・21年1号・26年6号〕)
(料金未払等郵便物の収受)
第11条 送達された文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、その料金を支払って収受するものとする。
(一部改正〔平成19年教委訓令4号〕)
(誤配文書の回送)
第12条 主管班の班長等は、第10条の規定により配布された文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直ちに学校教育班長に回送しなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・21年1号〕)
(未経由文書の回送)
第13条 主管班の班長等は、学校教育班を経由しないで文書(次条に定める文書を除く。)を受けとったときは、速やかに、学校教育班に回送して所定の手続きを求めなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・21年1号〕)
(文書収受の特例)
第14条 定例かつ軽易な文書又は窓口事務を所掌する部所において即時処理又は大量に収受するものについては、直接当該主管班において収受することができる。この場合の文書収受の手続きは、主管班の長が教育課長と協議して定めるものとする。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(勤務時間外に到達した文書の収受等)
第15条 勤務時間外に到達した文書の収受等については、宿日直規程(昭和54年松島町規程第5号)の例による。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(文書の処理方針)
第16条 主管班の長は、配布された文書を閲覧し、自ら処理する文書を除き所属の職員に配布し、速やかに処理させなければならない。
2 施行期日が指定され、又は予定されている事務の処理は、回議、決裁等必要な手続きに要する日時を考慮して起案しなければならない。
(供覧)
第17条 主管班(学校長を除く。)の長は、配布された文書のうち重要収受文書については、回議用紙(様式第11号)を用いて、決裁責任者の供覧を経て処理しなければならない。
2 重要収受文書とは、教育委員会等への事務の委任及び補助執行に関する規則(昭和58年松島町規則第5号2、以下「事務委任規則」という。)及び松島町教育委員会事務決裁規程(平成12年松島町教育委員会訓令第5号、以下「事務決裁規程」という。)に定める教育長専決以上の文書に相当するものをいう。
(文書の起案)
第18条 文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、回議用紙を用いなければならない。
(1) 定例又は軽易なもので収受文書の余白に回覧の表示をして伺い処理できるもの
(2) 定例又は軽易なもので例文又は所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に回覧の表示をして伺い処理できるもの
(文書の処理期限)
第19条 主管班の長は、処理期限のある文書については、当該期限内に処理するよう努めなければならない。
2 特別の事情により処理期限内に処理しがたい場合においては、その旨及び理由をあらかじめ教育課長に連絡し、了解を受けなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(起案の要領)
第20条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 用字又は用語は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名のつけ方(昭和48年内閣告示第2号)等を用いること。
(2) 文体は、口語体とし、その事案の内容を的確に、しかも平易かつ簡明に表すこと。
(3) 形式は、第9条に規定する文書の書式によること。
(4) 起案文を加除又は訂正したときは、軽易なものを除き、その者の印を押すこと。
(回議書の作成要領)
第21条 回議書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 回議書は、原則としてインクをもって記載すること。
(2) 回議書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案の理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付すること。
(3) 同一案件に関する回議書は、その処理順序にまとめてつづり、まとめてつづり難いときは、所要の事項を付記して回議すること。
(4) 特別の取扱いを要する回議書のうち、機密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨を回議書の所定欄に朱書すること。
(5) 文書の施行に関し特別の取扱いを要するものは、「親展」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」、「小包」、「電報」等と回議書の特別文書表示の欄に朱書すること。
(決裁)
第22条 決裁は、文書(回議書)により行うことを原則とし、事務決裁規程の定めるところにより決裁責任者の決裁を受けなければならない。
(全部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(文書の審査)
第23条 回議書のうち教育長以上の決裁により施行する文書については、主管班の長の査閲(他の課に合議するものについては、合議が終了した後)及び審査を受けなければならない。
2 主管班の長の決裁により施行する文書及び軽易な文書又は定型的若しくは反復的な文書は、主管班の班長等の審査を受けなければならない。
3 主管班の長及び班長等は、回議書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し、その他のものにあっては、起案者に連絡して加除、訂正その他の措置を求めるものとする。
4 主管班の長及び決裁責任者は、審査、査閲、決裁に当たりその事案について説明を求め、又は参考資料を提出させることができる。
5 条例案、規則案、訓令案その他規程形式文書案の審査については、町長の事務部局の例による。
(一部改正〔平成21年教委訓令1号〕)
(決裁済等の表示)
第24条 決裁が終了した回議書(以下「原議」という。)には、起案者が決裁年月日を記入するものとする。
(施行文書の処理)
第25条 施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほか、速やかに施行しなければならない。
2 施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ、廃案にし、又は施行を保留することができない。
(文書の施行者名)
第26条 文書の施行者名は、教育委員会名とする。ただし、法令に別段の定めがあるとき、又は委任事務に係るものについては、教育長又はその他権限のある者の職氏名を用いるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書については、教育課長名、館長名、所長名又は班長名で施行することができる。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(文書の日付)
第27条 施行する文書の日付は、発送の日又は告示令達する日としなければならない。
(文書施行の登録)
第28条 施行を要する原議は、告示(令達)簿又は文書発送簿に登録し、原議に番号を付さなければならない。
2 文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とし、主管班の班長等が文書発送簿に登録し、番号を付すものとする。
3 規則並びに規程形式を用いる訓令及び告示の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とし、学校教育班において告示(令達)簿に登録し、番号を付すものとする。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・21年1号〕)
(浄書及び校合)
第29条 施行する文書は、主管班において浄書及び校合するものとする。
(公印等の押印)
第30条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。
(1) 県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文
ア 会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書
イ 会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答又は報告に関する文書
ウ 図書、刊行物、資料、ポスター等を送付する文書
エ 定期的に報告する文書、ただし、法令等で様式の定められているものを除く。
オ 所掌事務の照会文書のうち軽易なもの
カ 所掌事務の回答文書のうち軽易なもの
(2) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付すもの
(3) 学校教育班長が適当と認めるもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類、その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(文書の発送)
第31条 施行する文書は、主管班において発送するものとし、これに係る郵便局への送付については、学校教育班において行うものとする。ただし、宮城県庁に発送する文書については、学校教育班において一括発送するものとする。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・21年1号〕)
(発送済の表示)
第32条 発送済の原議には、起案者が発送年月日を記入するものとする。
(未処理文書の調査)
第33条 主管班の長は、処理期限のある文書について、その処理状況を調査し、未処理のものがある場合には、処理の促進を図らなければならない。
(一部改正〔平成21年教委訓令1号〕)
(文書の整理)
第34条 班長等は、未処理文書、未完結文書又は完結文書に区分してその所在位置・所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 重要な文書は、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。
(一部改正〔平成21年教委訓令1号〕)
(文書の持ち出し等の禁止)
第35条 文書は、班長等の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。
(一部改正〔平成21年教委訓令1号〕)
(完結文書の編集及び製本)
第36条 完結文書は、主管班において、次の各号に掲げるところにより、別に定める文書分類基準に従い、編集及び製本しなければならない。
(1) 編集は、会計年度により区分すること。ただし、規則、規程形式を用いる訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分すること。
(2) 1冊の厚さは、8センチメートルを限度とすること。
2 主管班の長は、前項の規定により完結文書を製本したときは、速やかに文書管理目録を整理しなければならない。
(文書の保存年限の種別)
第37条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、会計年度によるものは翌年度の初日から、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。
(保存年限の種別の標準)
第38条 前条第1項に規定する種別の標準は、次のとおりとし、文書保存年限細目は教育課長が別に定める。
第1種 永年保存
(1) 調査及び統計等で特に重要な文書
(2) 任免及び賞罰に関する文書及び履歴書
(3) 報償に関する重要な文書
(4) 条例、規則、規程等の制定改廃に関する文書
(5) 許可、認可、訓令、契約等に関する重要な文書
(6) 法令の制定改廃に関する重要な文書
(7) 不服申立て、審査請求、訴訟、調停及び和解等に関する文書
(8) 教育委員会の議案書及び議事録
(9) 教育財産の引き継ぎ、処分に関する重要な文書
(10) 台帳又は原簿で特に重要なもの
(11) その他永年保存を必要とする重要な文書
第2種 10年保存
(1) 陳情に関する文書
(2) 就学に関して10年保存を必要とする文書
(3) その他10年保存を必要とする文書
第3種 5年保存
(1) 許可申請、協議等の進達に関する文書
(2) 附属機関の会議記録関係書
(3) 各種審議会、協議会に関する文書
(4) 報告書及び届書
(5) 出勤簿、年次休暇簿、休暇関係書等職員の服務に関する文書
(6) 会計、経理に関する文書
(7) 工事又は物品に関する書類
(8) その他5年保存を必要とする文書
第4種 3年保存
(1) 時間外勤務命令簿、旅行命令簿等職員の勤務に関する諸帳簿
(2) 消耗品及び材料に関する諸帳簿
(3) 照会、回答その他の往復文書
(4) 業務の日誌、日報等の諸帳簿
(5) 目的外使用に係る使用許可に関する文書
(6) その他3年保存を必要とする文書
第5種 1年保存
(1) 目的外使用を除く施設の使用許可に関する文書
(2) 軽易な文書
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(完結文書の保管及び保存)
第39条 完結文書は、その完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、1年間主管班の長で保管する。ただし、暦年によるものは、その完結する日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
2 事務局において保管されている完結文書の保存は、保存年限が1年のものにあっては主管班の長が、保存年限が3年以上のものにあっては、学校教育班長が行わなければならない。
3 教育機関等において保管されている完結文書の保存は、教育機関等の長が行わなければならない。
4 完結文書の保管及び保存は、文書管理目録又は文書庫保存簿を整理し、行わなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・26年6号〕)
(文書の引継)
第40条 主管班の長は、3年以上保存すべき文書の引継ぎを行おうとするときは、保管期間終了後速やかに、文書引継書(様式第15号)に文書件名目録その他必要な書類を添付して、学校教育班長に引継がなければならない。ただし、主管班の長が常時使用する必要があると認める完結文書(以下「常用文書」という。)については、必要な期間保存することができる。
2 学校教育班長は、前項の規定により引継ぎを受けるときは、保存年限、編集製本等について審査し、不適当と認めるものは、補正させることができる。
3 学校教育班長は、第1項の規定により引き継ぎを受けたときは、文書庫保存簿を整備しなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号〕)
(文書の閲覧及び借覧)
第41条 学校教育班長が保存している文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、学校教育班の班長等の査閲を受けた文書閲覧・借覧書(様式第16号)を学校教育班長に提出し、その承認を受けなければならない。
2 主管班の長が保管している文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、主管班の班長等の査閲を受けた文書閲覧・借覧書を主管班の長に提出し、その承認を受けなければならない。
3 前2項にかかる借覧期間は、7日以内とする。ただし、学校教育班長または主管班の長が承認したときは、この限りではない。
4 文書を閲覧し、又は借覧する職員は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は庁外持ち出しをしてはならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・21年1号〕)
(文書の廃棄)
第42条 学校教育班長は、保存年限を経過した文書については、主管班の長と協議し、これを廃棄しなければならない。
2 学校教育班長は、保存年限を経過した文書で主管班の長が必要と認めるものについては、更に年限を定めて、これを保存することができる。
3 主管班の長は、保管している文書及び常用文書で保存年限を経過したものについては、これを廃棄しなければならない。ただし、主管班の長が必要と認めるものについては更に年限を定めて、これを保管することができる。
4 主管班の長及び教育機関等の長は、前項の規定により常用文書を廃棄し、又は保管しようとするときは、学校教育班長の承認を受けなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・26年6号〕)
(歴史的・文化的価値のある文書の保存)
第43条 学校教育班長は、前条第2項の規定により廃棄しようとする文書で、歴史的・文化的価値を有すると認めるものについては、主管班の長又は教育機関等の長と協議し、これを保存することができる。
(一部改正〔平成17年教委訓令8号・26年6号〕)
附則
この規程は、平成13年1月1日から施行する。
附則(平成13年6月21日教委訓令第1号)
この訓令は、平成13年7月1日から施行する。
附則(平成14年2月28日教委訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の松島町教育委員会文書管理規程の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当の規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
附則(平成15年5月1日教委訓令第2号)
この訓令は、平成15年5月1日から施行する。
附則(平成17年3月31日教委訓令第8号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年2月2日教委告示第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月27日教委訓令第4号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年4月15日教委訓令第1号)
この訓令は、平成21年4月15日から施行する。
附則(平成26年3月24日教委訓令第6号)
この訓令は、平成26年3月24日から施行し、改正後の松島町教育委員会文書規程の規定は、平成25年9月11日から適用する。
附則(平成27年6月19日教委訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月23日教委訓令第4号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表(第8条関係)
(全部改正〔平成21年教委訓令1号〕、一部改正〔平成26年教委訓令6号〕)
文書の種類 | 文書記号 | 使用する部署 |
規則 | 松島町教育委員会規則 | 教育課学校教育班 |
告示 | 松島町教育委員会告示 | 教育課学校教育班 |
訓令 | 松島町教育委員会訓令 | 教育課学校教育班 |
達 | その他の施行文の文書記号の下に「達」を表記する。 | 達を発する班及び教育機関等 |
指令 | その他の施行文の文書記号の下に「指令」を表記する。 | 指令を発する班及び教育機関等 |
その他の施行文 | 松教(学教) | 教育課学校教育班 |
松教(生学) | 教育課生涯学習班 | |
松島中公 | 松島町中央公民館 | |
松島文観 | 松島町文化観光交流館 | |
松島勤労 | 松島町勤労青少年ホーム | |
松島給食 | 松島町学校給食センター | |
松島一小 | 松島町立松島第一小学校 | |
松島二小 | 松島町立松島第二小学校 | |
松島五小 | 松島町立松島第五小学校 | |
松島中 | 松島町立松島中学校 | |
松島一幼 | 松島町立松島第一幼稚園 | |
松島二幼 | 松島町立松島第二幼稚園 | |
松島五幼 | 松島町立松島第五幼稚園 |
備考 臨時組織等でこの表に示されていない場合その他の施行文の文書記号は、「松教委」の下に組織名の最初の1字を付して使用すること。
様式 略