○公文書管理規則
平成14年1月23日
規則第3号
〔注〕平成17年12月から改正経過を注記した。
(趣旨)
第1条 この規則は、町長の保有する公文書の管理に関し必要なものを定めるものとする。
(1) 公文書 松島町行政組織規則(平成12年松島町規則第19号)で規定する本庁及び出先機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びこれらを撮影したフィルム並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、決裁、供覧等の事務手続が終了し、本庁及び出先機関が保有しているもの
(2) 公文書の管理 公文書の分類、作成、保管、保存、廃棄等
(職員の責務)
第3条 職員は、町がその諸活動を説明する責務を有することを認識し、常に公文書の所在を明確にする等公文書を適正に管理しなければならない。
2 職員は、公文書とそれ以外のものを明確に区分しなければならない。
(公文書の分類)
第4条 公文書は、別に定める基準に従い分類し、及び整理しなければならない。
2 前項の基準は、公表するものとする。
(公文書の作成)
第5条 職員は、所掌事務の処理に当たって、その処理内容等を記録した公文書を作成しなければならない。
2 前項の公文書には、所掌事務に関する意思決定の内容その他事務処理上の重要な事項を記録しなければならない。
(公文書の保存)
第6条 処理の完了した所掌事務に係る公文書は保存するものとし、その期間(以下「保存年限」という。)は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。
2 保存年限の基準は、別に定め、公表するものとする。
(公文書の廃棄)
第7条 保存年限を経過した公文書であって松島町行政組織規則第4条で定める班及び同規則第10条で定める出先機関が保存しているものは、当該班及び出先機関の長が廃棄するものとする。
2 保存年限を経過した公文書であって役場庁舎2階書庫で保存しているものは、総務課総務管理班長が当該公文書を保管していた班長と協議の上、廃棄するものとする。
(一部改正〔平成17年規則19号・21年4号〕)
(委任)
第8条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年2月27日規則第7号)
この規則は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年12月28日規則第19号)抄
(施行期日)
1 この規則(中略)は、平成18年1月1日から(中略)施行する。
附則(平成21年2月10日規則第4号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成21年4月1日から施行する。